Op een ISO 9001-audit bereid je je voor door je kwaliteitsmanagementsysteem eerst zelf door te lichten met een interne audit en een directiebeoordeling, en daarna te controleren of de praktijk klopt met wat er op papier staat. Je leest welke audits er zijn, wat een auditor wil zien en hoe je de dag zelf rustig doorkomt. Lees verder en ga goed voorbereid je ISO 9001-audit in.
Wat gebeurt er tijdens een ISO 9001-audit?
Tijdens een ISO 9001-audit controleert een auditor of jullie kwaliteitsmanagementsysteem voldoet aan de eisen van de norm, en of jullie in de praktijk ook zo werken. De auditor leest documenten, praat met medewerkers en kijkt mee op de werkvloer. Een directeur krijgt andere vragen dan een monteur of planner, maar iedereen kan aan de beurt komen.
De auditor zoekt bewijs: een ingevulde checklist, een afgehandelde klacht, een verslag van een werkoverleg. Wat je niet kunt laten zien, telt niet mee. Bewijs leveren voor wat je zegt te doen is de kern van elke ISO 9001-audit.
Welke soorten ISO 9001-audits zijn er?
Rond een ISO 9001-audit krijg je met drie soorten audits te maken. Ze verschillen in wie de audit uitvoert en wanneer:
- Interne audit. Een eigen medewerker of een externe adviseur kijkt of het kwaliteitssysteem werkt zoals bedoeld. Verplicht vóór de certificatie-audit.
- Certificatie-audit. De certificerende instelling controleert in twee fases: eerst de documenten, daarna de praktijk.
- Controle-audit. De certificerende instelling komt elk jaar terug voor een steekproef. Het certificaat is drie jaar geldig, daarna volgt een hercertificatie-audit.
Hoe bereid je je stap voor stap voor?
De voorbereiding op een ISO 9001-audit begint weken voor de auditdatum. Met deze zes stappen ga je goed voorbereid de audit in:
- Doe een interne audit. Loop alle eisen van de norm na en noteer wat goed gaat en wat nog niet.
- Houd een directiebeoordeling. De directie bespreekt de uitkomsten van de interne audit, klachten, doelen en risico’s, en schrijft de besluiten op.
- Herstel de openstaande punten. Pak de punten uit de interne audit op en bewaar het bewijs.
- Leg papier en praktijk naast elkaar. Loop een werkinstructie samen met een medewerker na. Werkt hij zo, of beschrijft de instructie iets anders?
- Zet het bewijs klaar. Denk aan verslagen, de klachtenregistratie, het opleidingsoverzicht en de metingen van jullie doelen.
- Bereid je mensen voor. Vertel wat de auditor komt doen. Laat medewerkers in hun eigen woorden vertellen hoe ze werken; “ik zoek het voor je op” is een prima antwoord.
Waar let een auditor op?
Een auditor let bij een ISO 9001-audit op een paar vaste onderwerpen. Op deze vijf punten kun je vragen verwachten:
- Kloppen de werkinstructies met hoe medewerkers het werk echt doen?
- Kennen medewerkers het kwaliteitsbeleid en de doelen van hun afdeling?
- Hoe gaan jullie om met klachten, fouten en afwijkingen, en wat doen jullie om herhaling te voorkomen?
- Hebben jullie de risico’s en kansen voor jullie organisatie in kaart gebracht?
- Zijn de interne audit en de directiebeoordeling gedaan, en is er iets met de uitkomsten gebeurd?
Wat als de auditor een tekortkoming vindt?
Een tekortkoming tijdens een ISO 9001-audit betekent niet dat je het certificaat misloopt. Een auditor kent twee soorten tekortkomingen: groot en klein. Bij een grote tekortkoming voldoet een eis van de norm helemaal niet. Het certificaat volgt dan pas als jullie hebben aangetoond dat de tekortkoming hersteld is, binnen de termijn die de certificerende instelling stelt.
Een kleine tekortkoming is een losse misser in een systeem dat verder werkt. Voor een kleine tekortkoming maak je een herstelplan, dat de auditor bij de volgende audit controleert. Daarnaast kan een auditor aandachtspunten noteren: geen tekortkoming, wel een tip om mee te nemen.
Hulp bij je ISO 9001-audit nodig?
Hulp bij je ISO 9001-audit krijg je bij Van Riel van iemand die de audit van beide kanten kent. We voeren zelf audits uit voor certificerende instellingen, dus we weten welke vragen er komen en welk bewijs een auditor wil zien. We doen de interne audit met jullie, lopen de werkvloer na en zorgen dat iedereen weet wat er gaat gebeuren. Bel 06-12207627 of mail info@vanrielconsultancy.nl voor een vrijblijvend gesprek over jullie ISO 9001-audit.
Veelgestelde vragen over de ISO 9001-audit
Hoe lang duurt een ISO 9001-audit?
De duur van een ISO 9001-audit bepaalt de certificerende instelling. Het aantal auditdagen hangt af van het aantal medewerkers, het aantal locaties en de risico’s van jullie werk. De certificerende instelling rekent de auditduur uit volgens vaste internationale regels (IAF MD 5) en zet het aantal dagen in de offerte. Zo weten jullie vooraf hoeveel tijd de audit van jullie mensen vraagt.
Mag een adviseur bij de ISO 9001-audit zijn?
Ja, een adviseur mag bij de ISO 9001-audit aanwezig zijn als jullie dat willen. De auditor stelt zijn vragen wel aan jullie eigen mensen, want zij moeten laten zien hoe het kwaliteitssysteem werkt. Een adviseur helpt vooral in de voorbereiding en bij het herstellen van tekortkomingen na de audit. Van Riel begeleidt organisaties bij hun audit en kan op de auditdag aanwezig zijn.
Kun je zakken voor een ISO 9001-audit?
Nee, voor een ISO 9001-audit zak je niet zoals voor een examen. Vindt de auditor een grote tekortkoming, dan krijg je het certificaat pas als jullie hebben laten zien dat de tekortkoming hersteld is. Bij een kleine tekortkoming maak je een herstelplan en volgt het certificaat gewoon. Hoe beter de interne audit, hoe kleiner de kans op verrassingen tijdens de externe ISO 9001-audit.
Hoe vaak is er een ISO 9001-audit na de certificering?
Na de certificering volgt elk jaar een ISO 9001-audit van de certificerende instelling, de controle-audit. Het certificaat is drie jaar geldig. Aan het eind van die drie jaar volgt een hercertificatie-audit, waarna een nieuwe periode van drie jaar begint. Daarnaast doen jullie zelf op geplande momenten een interne audit en een directiebeoordeling, zodat het kwaliteitssysteem bij blijft.
Wat is het verschil tussen een interne en een externe ISO 9001-audit?
Een interne ISO 9001-audit doen jullie zelf, of laten jullie doen door een externe adviseur. Het doel is jullie eigen kwaliteitssysteem doorlichten en zwakke plekken vinden. Een externe ISO 9001-audit voert de certificerende instelling uit. Die audit bepaalt of jullie het certificaat krijgen of houden. De norm verplicht de interne audit, dus de auditor van de certificerende instelling vraagt altijd naar de uitkomsten.
